如果客户致电您的公司，他们能否快速联系到合适的人员或部门？或者他们是否感到沮丧，因为每次都要从一个人转到另一个人，还要解释他们打电话的原因？
如果您以前没有使用过电话分机，我们将向您介绍一些最佳使用案例以及如何为您的小型企业设置它们。
什么是电话分机？
电话分机是客户致电您的主要业务热线时自助服务的简便方法。大多数人都习惯使用电话分机（例如“请按 1 以获得客户支持”），并会听到简短的 法国电报数据 问候语。
电话分机号是分配给您公司某个部门或特定员工的号码。客户无需与接待员交谈或拨打员工的直拨电话，而是可以使用电话分机号轻松快速地联系能够为他们提供帮助的人员。
企业还可以使用分机，而不必为个人或部门添加更多电话号码。企业的主电话号码可以有多个分机。
如何在 OpenPhone 中设置电话分机
如果您是 OpenPhone 商业客户，请按照以下方法在 IVR 菜单中设置电话分机：
- 选择要添加分机号码的电话号码（例如，您的主要商务号码）。转到工作区中的“设置” ，点击“电话号码”，然后选择您的电话号码。
- 接下来，您需要向下滚动并选择电话菜单。
- 现在，您需要录制一条介绍您电话分机号的问候语（例如“您好，谢谢您的来电。如需客户支持，请按 1…”
选择“更改问候语”，然后选择“上传文件”、“录音”或“文本转语音”。
- 接下来，为每个电话分机设置目的地。在菜单选项下，选择按键（从 0 到 9），然后从下拉菜单中选择目的地。您还可以添加客户可以使用的语音命令，例如“销售”以联系销售团队。
- 在默认操作下（如果客户未从电话菜单中选择选项，则会发生这种情况），您可以选择将他们路由到何处：
- 重复选项
- 转接至 OpenPhone 号码
- 转接至外部电话号码
- 让电话接通
- 发送给会员的电话号码
- 发送至语音信箱
- 播放音频然后结束通话
借助我们全新的呼叫流程构建器，您可以创建电话分机，以便在下班后为客户提供支持。例如，您可以为他们播放录音、为他们提供留下语音邮件的选项，或将呼叫转接到另一个号码。
如何拨分机号码？
分机号通常是添加到您主要商务电话号码末尾的短数字（几位数字）。如果您使用交互式语音应答 ( IVR ) 菜单，您可以让客户知道如何使用分机号联系不同的人员或部门。许多电话菜单还会让客户知道，如果他们知道对方的分机号，他们可以随时拨打，从而绕过收听菜单选项。
使用 OpenPhone，您最多可以为每个电话号码设置 10 个分机号，这些分机号将作为电话菜单上的 0-9 项显示。例如，您可以让客户拨打分机号 1 来联系销售部门。OpenPhone 目前不支持多位分机号。
电话分机号和虚拟电话号码的区别
实体电话和虚拟电话系统均可使用电话分机。在实体电话上，分机与特定电话线绑定。在虚拟电话系统上，您可以从任何具有互联网连接的设备拨打和接听电话。电话分机可以将电话连接或转接到任何设备或位置。
在虚拟电话系统中，每个用户都会被分配一个虚拟电话号码。使用虚拟电话分机，您可以将呼叫转接到特定用户的电话号码或整个部门，或将其转接到移动电话。
需要使用电话分机的 4 种情况
将电话分机视为一种呼叫路由：您可以帮助客户到达他们需要去的地方，但无需您的员工手动转接电话。
如果您不确定从哪里开始，这里有几种方法可以方便使用电话分机的客户。
1. 下班后提供客户支持
假设您的常规支持时间为上午 9:00 至下午 5:00，但仍希望提供下班后的支持。在虚拟电话系统中，如果电话是在下班后打来的，您可以使用 telegram 营销的 8 个秘诀 将电话分机号（“请按 1 以获得客户支持”）发送到移动设备或第三方。
2. 提供自助服务选项
大多数客户宁愿快速拨打特定分机号，也不愿与人工通话。如果他们必须与接线员通话，则需要解释致电的原因并等待转接至合适的人员或部门。带有分机号的自助电话菜单速度更快，并且不需要您这边的资源来接听每个电话并将客户转接至合适的资源。
3. 快速将您的客户与合适的人联系起来
简短的电话菜单可让客户收听电话分机选项，并选择符合其来电原因的选项。如果他们经常致电您的公司，他们可能会记住简短的分机号，以便联系到合适的人员或部门，这样他们就可以绕过菜单。
许多企业还提供“按零与某人通话”服务 aob 目录 这样客户在不确定选择哪个选项或遇到特殊情况时可以与人工通话。这让您的客户感觉他们可以快速联系并与人工进行互动（如果需要）。在您的电话菜单中，您可以将这些来电转接给准备回答问题的客户支持人员。
